Facebook   Twitter   Youtube

 

MODERNIZACI覰 ADMINISTRATIVA / Digitalizaci髇 de documentaci髇

La digitalización de documentación de la administración pública provincial es un proceso que se está llevando a cabo en diferentes organismos con el fin de facilitar la gestión administrativa, lograr el resguardo de la información pública y su perdurabilidad, la optimización de los recursos, la reducción de los plazos en las tramitaciones y el reacondicionamiento de espacios y archivos.

A través del Centro de Digitalización provincial dependiente de la Secretaría de Modernización, ya se ha digitalizado documentación en los siguientes organismos:

» Registro de la Propiedad Inmueble de la ciudad de Paraná

» Secretaría de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos

» Dirección General de Industria y Parques Industriales

» Dirección General de Notariado, Registros y Archivos

» Dirección General de Recursos Humanos

» Escribanía Mayor de Gobierno

» Dirección de Inspección Personas Jurídicas

» Información de convocatorias de Ciencia y Tecnología

» Dirección de Agricultura

» Archivo General de la Provincia (AGER)

» Dirección de Educación de Jóvenes y Adultos del CGE

» Secretaría de Ambiente

» Museo Eva Perón

» Hospital Escuela de Salud Mental (HESM)
 

Datos:

-Durante el período 2015-2019 se han digitalizado en total 1.023.000 fojas.
 

Proceso

El Centro de Digitalización de la provincia cuenta con infraestructura de vanguardia y es el encargado de aplicar el Protocolo de Digitalización que respeta estándares internacionales en el ámbito de la administración pública de Entre Ríos.

El procedimiento de digitalización consiste en la automatización de los procesos de captura y en la integración de los sistemas de gestión que requieren un entorno de flujo de trámites y expedientes en formato papel. De esta forma, la digitalización facilita la función administrativa, el acceso a la información pública y posibilita optimizar recursos y espacios como los archivos provinciales de documentación.
 

Objetivos:

»  Estandarización de Procesos

»  Despapelización

»  Resguardo de documentación pública

»  Reacondicionamiento de los archivos y oficinas públicas





1- identificacion

- Seleccionar la documentación a digitalizar .
- Identificar el soporte del documentos a digitalizar .
- Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del Archivo Digital.
- Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización.


2 busqueda
Si los documentos no se encuentran en el lugar donde se llevará a cabo el proceso de digitalización se procederá a la búsqueda, transporte y recepción de la documentación a digitalizar. Se la debe recoger de la oficina correspondiente con los remitos necesarios, transportarla y receptarla antes de la siguiente fase.


3 clasificacion
En esta etapa se debe identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes).



4 preparacion
Acondicionar la documentación a capturar deshaciendose de cualquier elemento que impida la ágil captura, que dañen los escáneres, puedan entorpecer o imposibilitar el proceso.



5 digitalizacion
Obtención de la imagen digital del documento original en soporte papel.



6 reconocimiento

“El Reconocimiento de datos está relacionado con la fase de digitalización y en muchos casos se realiza simultáneamente. El objetivo es la extracción de la información relevante contenida en el documento”.



7 Indexaci髇
Es el momento de reunir la información esencial de los documentos para su incorporación al Archivo Digital. Todo ello es fundamental para su identificación y las futuras consultas.



8 Control de calidad
Verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización sean fieles al documento original en papel y cumplan con requisitos mínimos de calidad.



9 carga de datos
Una vez que se dispone de los metadatos sobre el documento y su imagen digital se puede realizar la carga de esa información con el objetivo de facilitar la búsqueda posterior del documento en el Archivo Digital.



10 devolucion
La documentación en papel será activada, devuelto o expurgada según corresponda en cada caso. si está incluida en la normativa de expurgo podrá ser eliminada completamente.



 

 

 

 

 

CONECTATE  ENCONTR  DESCARG

Protocolo


 

Subir

 

CONTACTO

San Martín 655
(0343) 4072732
Dirección General de Informática - www.entrerios.gov.ar/dgin - 2018